This is an open letter, mainly to all organizers for historical events, and specifically new ones. I choose to write in Swedish since these are the grounds I know best, and to make it easier for new organizers to read.
Här är mina tips till dig som arrangerar (eller precis ska börja) historiska marknader och event såsom medeltidsdagar, vikingahelger och liknande. Jag skriver både utifrån mitt perspektiv som tidigare arrangör, besökare, volontär och marknadsförsäljare, med förhoppningen att du ska kunna undvika tråkiga misstag och få ett bra event!
- Vilken känsla och period vill du ha på ditt event? Medeltid, vikingatid, vendeltid? Tänker du dig att lokala barnfamiljer ska ha picknick och titta på festliga framställningar, vill du ha återskapare som bygger en historisk marknad eller något av en festival? Bestäm tema och känsla och kommunicera sedan det tydligt!
- Hur får man tag på marknadsförsäljare? I början måste du nog annonsera i grupper på sociala medier, men i takt med att ditt arrangemang återkommer borde försäljarna droppa in automatiskt, om du gör rätt. Gör de inte det? Då kanske du måste förbättra din service, kommunikation och det du erbjuder.
- Hur får man tag på underhållare? Samma här, annonsera i början och hoppas på återkommande proffs. Har du en begränsad budget; var tydlig med det. Kanske finns det personer ändå som precis börjat lära sig gyckla, kommer från en ideell kör eller vill träna eldkonster, och som gärna ställer upp för en symbolisk summa eller gratis mat och boende.
- Hur får man tag på volontärer? Hör av dig till dina lokala historiska föreningar, om det finns sådana. Fråga om de vill hålla i demos (såsom hantverk, bågskytte, fäktning) under ditt event, och erbjud något tillbaka: har ni liten budget i början kan gratis fika (och givetvis gratis inträde, parkering osv) vara lämpligt. Det viktiga är att visa uppskattning och respekt; var tydlig med er vision och vad ni kan erbjuda, och försök uppfylla behoven hos de som kommer och bidrar.
- Inträde eller inte? Det här är nog främst en ekonomisk fråga, men se om du kan lösa intäkterna på andra sätt; besökare är mycket mer benägna att bara titta förbi, de handlar mer, och är ofta mer nöjda över en “gratis” upplevelse. (Ansök tex om bidrag från kommunen, stiftelser och föreningar.)
- Logistik: se över behovet av parkering, toaletter, hygien, rinnande vatten, el och handikappanpassning noggrant. Ingen vill göra sig känd som arrangören som inte erbjöd rullstolsramper eller råkade ut för en eldsvåda. (Och ingen besökare vill upptäcka att det inte finns möjlighet att tvätta händerna ordentligt efter en småbarnsolycka. Det har hänt.)
- Jag behöver logistikpersonal? Volontärarbetare som kommer från andra föreningar (tex scouterna) eller bara privatpersoner fungerar ofta bra för enkla uppgifter såsom att ta hand om parkering, fylla på vatten, tömma soptunnor och liknande. Ta hand om volontärerna; erbjud dem lokal, fika, dräkt eller väderskydd att låna och se till att schemat tillåter att de också får ha roligt. Då kommer de tillbaka! Till tyngre eller svårare uppgifter samt hantering av livsmedel kan det vara värt att ta in betald personal.
- Sälj kaffet. Själv. De flesta erfarna arrangörer har upptäckt att besökare blir fikasugna. Väldigt fikasugna. Att vara den primära försäljaren av kaffe, enkel dryck och fika leder till stora intäkter. Om du inte kan täcka upp hela behovet själv; bjud in andra försäljare och se till att de kompletterar utbudet.
- Kanske det viktigaste av allt: besök andras arrangemang och se hur de löser sina utmaningar. Hur många toaletter har de på området? Vilka avtal erbjuds underhållare? Hur har de skapat en trevlig marknad och hur fick de tag på de där uppstoppade drakarna som barnen klättrar på?
Marknadsförsäljningen då, hur gör man en bra marknad?
- Var tydlig med tema, period och riktlinjer. Alla ska förstå vad som är ok och inte, så du slipper diskussioner med försäljare som anländer i blå plastponchos och vill sälja kaffe bredvid de anmälda honungsburkarna.
- Fundera på vilken yta du har till marknaden, och kommunicera det till deltagare. I trånga inomhusutrymmet betalar deltagare ofta per bord eller meter, medan en stor äng gärna får fyllas ut med rejäla paviljonger, lägerplatser och långa rader med vackra föremål. Vad vill du ha?
- Ta ansvar för utbudet; bjud bara in ett visst antal tygförsäljare, keramiker, korgmakare osv. Besökare vill se olika saker, och ingen försäljare blir glad över för mycket konkurrens.
- Skäm bort dina försäljare! Besökare älskar marknader, och glada försäljare kommer igen (ofta tillsammans med sina volontärkompisar) erbjud vatten, toaletter, köp av el, duschar och en station där de kan hämta kaffe utan att behöva stå i 30 min kö. Kan du erbjuda boende eller ska de bo i sina tält? Finns det vakter under natten eller måste de spendera flertalet timmar med att plocka ihop varje kväll?
- Be försäljarna att förbättra ditt event: bifoga länkar ifall de vill göra reklam och sprida ditt event i sina kretsar. Fråga om de vill visa upp hantverk/hålla modevisning/erbjuda kortkurser mm- massvis av extra aktiviteter för besökare kan uppstå med hjälp av rabatterat pris, en gratis lunch och möjlighet för försäljarna att tjäna in en lön.
- Ska du ta betalt? Många som börjar med arrangemang erbjuder försäljare att komma gratis, dels för att man inte vet vilken statestik eventet har (hur många kommer totalt, hur mycket försäljning kan ske?) men också för att locka fler att satsa på ett nytt event. När du börjar ha siffor på antalet besökare och hur mycket varje försäljare omsätter (fråga efter eventet!) kan du lättare sätta priser för att stå på marknaden.
- Om du tar betalt: informera om priser i förväg, samt ev servicekostnader (många arrangemang tar alltid ut en symbolisk avgift för sopor, el, vatten osv).
Det finns olika metoder för att ta betalt av marknadsförsäljare, vissa tar en viss procent (5-6%) av den totala omsättningen, eller vinsten. Är det trångt, kan du istället ta betalt för antalet bord/meter försäljarna vill ha, men räkna då med att medeltida tält osv kanske inte kommer brukas- har du marknadsstånd att låna ut? Tak? Vissa tar en symbolisk summa (serviceavgift) av alla som säljer för att de anser att marknaden lockar besökare och bidrar till eventets känsla. Ytterligare andra låter försäljarna stå för delar av eventets kostnad genom att ta ut höga avgifter av dem, och istället ha gratis inträde.
Det finns för och nackdelar med allt. Höga avgifter skrämmer bort små personliga företag, medan begränsad yta gör att inga försäljare av rustningar, tyger och tält kan närvara. Många arrangörer tillämpar individuell prissättning där ett grundpris kan sänkas med tex visning av hantverk, ett fint marknadsstånd osv, medan priset höjs om försäljaren behöver el eller säljer över en viss summa. I slutändan handlar det förstås om ekonomi; en försäljare har råd att betala högre avgifter om omsättningen är hög (tex medeltidsveckan) medan andra event erbjuder gratis plats, kaffe och boende för att locka försäljare till små event där de inte gör nog stor omsättning.
Tänk på att försäljare (och historiska volontärer) ofta redan haft omkostnader innan de kommer till ditt event. Transport, boende, mat, dräkter och tält är stora kostnader som historiska marknadsåkare måste få täckning för, om de ska kunna dyka upp och tillföra värde till ditt event!
Själv önskar jag att marknadsarrangörer i år ska börja uppskatta sina försäljare mer och underlätta för de som driver seriösa verksamheter och betalar skatt (och se oss som viktiga för marknadens liv!) Det är omöjligt att “konkurrera” med företag som dumpar priser i och med att de inte betalar skatt (vare sig här eller i hemlandet). Med det sagt har jag förstås också seriösa kollegor från andra länder som jag ser fram emot att träffa. Jag hoppas också på att få se många nya, seriösa hantverkare i framtiden. Kanske kan man underlätta för nya hantverkare genom att låta dem komma gratis första året?
Jag hoppas också på att arrangörer ska fundera mer kring vilken arbetsmiljö de erbjuder marknadsåkare i år. Korta avstånd för att slippa bära tungt, tillgång till rinnande vatten och tvål vid toaletter, närvaro på marknadsområdet i form av vakter/frivilliga nattetid och rimliga öppettider står på min önskelista. Många arrangörer gör ett bra jobb; Torpas medeltidsmarknad hade till exempel toaletter enkom för arbetare, för att man skulle hinna gå på toa utan att behöva stänga en längre tid. Oslos Middelalderfestival erbjöd ett säkert, upplyst område som gjorde att jag som ensam marknadsåkare kunde känna mig tryggare. På Kapitelhusgården fick jag en kopp kaffe eftersom jag inte hann gå och köpa dryck under arbetsdagen. I Skellefteå var marknaden vid boendeområdet så att det alltid rörde sig frivilliga i närheten. Sådana här saker gör mycket för att man ska orka arbeta på marknader!
Vill du veta mer? Är du en ny arrangör som vill få hjälp att lyckas med ditt event? Eller vill du också prova att sälja produkter på historiska marknader i år? Efter tunga pandemiår saknar jag många branchkollegor och hjälper dig gärna att komma igång eller bygga upp en verksamhet. Maila för att boka in ett digitalt möte!